Hur får man ordning på processerna när företaget växer?
Kort svar: Du får ordning på processerna genom att först se dem. Inventera huvudprocesserna — offert, order, leverans, faktura — och sortera dem ärligt: fungerar väl, okej eller fungerar inte. Fråga om varje process klarar sig utan en viss person. Rita sedan flödet tillsammans med ditt team, och mät det mot världsklass — inte mot grannen.
Det funkade när ni var fem.
Du visste var varje jobb låg. Vem som skulle vart. Vad som var fakturerat och vad som inte var det. Allt satt i ditt huvud, och ditt huvud räckte.
Sen blev ni femton. Tjugofem. Fler projekt, fler kunder, fler maskiner, fler bilar. Och plötsligt ringer telefonen om saker som borde vara självklara. Vem beställde materialet? Har offerten gått iväg? Varför blev ÄTA:n aldrig fakturerad?
Det är inte folket som är problemet. Det är att flödet bara finns på ett ställe. Hos dig.
Varför kaoset växer snabbare än omsättningen
När företaget är litet är ägaren processen. Du tar samtalet, räknar jobbet, bokar folket, ringer kunden och skickar fakturan. Inget behöver skrivas ner, för det går aldrig mellan två personer.
Varje ny anställd lägger till en överlämning. Varje överlämning utan ett tydligt flöde blir en fråga. Och frågan går till den som vet. Dig.
Så du får fler frågor ju fler ni blir. Inte färre.
Det är så Krondiket byggs. Krondiket betyder att företaget och kundstocken har vuxit snabbare än organisationens förmåga att bära det — och att allt därför hänger på ägaren. Inte för att du är dålig på att leda. För att systemet aldrig byggdes. Vad det kostar dig i värde och tillväxt har vi skrivit om i Ägaren i maskinen.
De flesta försöker lösa det på ett av två sätt. Antingen springer de fortare. Eller så köper de ett nytt system. Det första håller ett tag. Det andra digitaliserar kaoset — nu är det bara kaos med inloggning.
Börja med att inventera, inte med att köpa
Första steget är tråkigt. Och avgörande.
“För att få det där att hända så har vi ju ett antal processer. Och det kallar jag för huvudprocesser och huvudrutiner.”
En huvudprocess är kedjan som drar in pengarna: från förfrågan till offert, från offert till order, från order till leverans, från leverans till faktura. En huvudrutin är det som upprepas: hur ni tar emot en ny kund, hur ni ombordar en ny medarbetare, hur ni avslutar en.
Skriv upp dem. Alla. Inte hur de borde se ut. Hur de faktiskt går till i dag, en vanlig tisdag i november när halva gänget är ute på jobb.
Tre högar: väl fungerande, okej, icke fungerande
Sortera sedan varje process i en av tre högar.
Väl fungerande. Det bara funkar. Ingen ringer dig om det.
Okej. Det funkar för det mesta. Det skaver lite. Någon får lösa det på kvällen ibland.
Icke fungerande. Det läcker. Saker glöms, faktureras sent eller inte alls. Det är där bränderna startar.
Var extra misstänksam mot högen i mitten. “Okej” är den farligaste klassningen i ett växande företag, för den känns som att det inte är bråttom. Det är där du stannar, år efter år, medan läckaget pågår.
Tre frågor till varje process
När högarna är klara ställer du tre frågor till varje process.
Är den personoberoende? Om en viss person är sjuk eller på semester — stannar faktureringen då? Om svaret är ja har du ingen process. Du har en person.
Är den automatiserad? Finns det steg som någon gör för hand, varje gång, som ett system kunde göra?
Är den digital? Lever informationen på lappar, i sms och i någons minne — eller där alla som behöver den kan se den?
Svaren visar var du ska börja. Inte där det är roligast. Där det läcker mest.
Världsklass som måttstock
Här går de flesta bort sig. De jämför sig med konkurrenterna. “Vi är ändå bättre än de flesta i branschen.”
Det säger ingenting. Om alla i din bransch släcker bränder hela dagarna är det ingen bedrift att släcka lite färre.
“Är dina interna processer och flöden och rutiner i världsklass? Ja eller nej.”
Ja eller nej. Inte “rätt okej”. Inte “så gott vi kan”. Måttstocken är inte grannen. Måttstocken är hur det skulle se ut om det fungerade så bra som det kan.
Det låter högt ställt. Det är meningen. Den som siktar på okej landar under okej.
Rita det — tillsammans med teamet
Nu kommer det steg som de flesta ägare hoppar över. De ritar flödet själva, på kvällen, och presenterar det på måndagsmötet.
Gör inte så. Rita det med ditt DreamTeam — det vill säga de människor som ska bära företaget med dig, på rätt plats runt dig.
“Vi använder den kollektiva smartheten, vi får nya perspektiv, alla i personalen får en helt annan förståelse… vi får ett ägarskap från de som är med.”
Den som gör jobbet vet var det skaver. Och den som har varit med och ritat flödet äger det. Ingen behöver övertygas om en process de själva har byggt.
Och det behöver inte vara fint. Papper och penna duger. En whiteboard är bättre. Det viktiga är att få en gemensam bild — samma bild, i allas huvuden, i stället för en bild i ditt.
War room: när hela flödet syns på väggen
Vi hade en kund, ett tillverkande företag på ungefär 200 miljoner i omsättning. Det var mycket stress i organisationen.
“De visste inte när nästa sak skulle komma in i produktionen.”
Ingen saknade kompetens. Ingen var lat. Men ingen såg helheten. Så varje nytt jobb kom som en överraskning, och varje överraskning blev en brand.
Lösningen var inte ett nytt affärssystem. Det var whiteboards. Ett war room. En hel jävla vägg, fem–sex meter, där alla kunde se hur mycket som var på väg in, hur mycket som låg i pipen och i vilket stadium varje jobb befann sig.
Före: hög stress och ingen överblick. Efter: stressen sjönk, och alla såg vad som var på väg.
Mekanismen är det viktiga här, inte whiteboarden. Informationen flyttade från några få huvuden upp på en vägg. När alla ser vad som kommer behöver ingen fråga. Och när ingen behöver fråga slutar telefonen ringa hos den som vet.
Sen — och först sen — rutiner och verktyg
När flödet är ritat och alla ser samma bild kan du skriva ner det. Enkla beskrivningar av hur ni gör: så här tar vi oss an en ny kund, så här fakturerar vi, så här tar vi emot en ny medarbetare.
Och först då är det dags att titta på verktyg och automatisering. Rätt system på ett tydligt flöde gör underverk. Samma system på ett otydligt flöde gör bara kaoset snabbare.
Ordningen är allt: se, sortera, rita, skriv ner, automatisera. Inte tvärtom.
Och kom ihåg varför du gör det. Du startade inte företaget för att vara dess minne. Du startade det för att bygga något som är större än du — och det kan det bara bli när det inte längre ryms i ditt huvud.
Det här arbetet kräver ostörd tid. Den tiden kommer inte av sig själv — det är därför du behöver en fast strategitid.
Det du inte får här
Exakt hur vi kartlägger flödet i ditt företag, vilka nyckeltal som ska sitta på varje steg och hur workshopen med teamet läggs upp — det gör vi tillsammans, i ditt företag. Här har du vad och varför. Hur är hantverket.
Vanliga frågor
Vilka processer ska man börja med i ett växande företag?
Börja med kedjan som drar in pengarna: offert, order, leverans och faktura. Det är där läckage kostar mest och där otydlighet syns först. Ta sedan rutinerna som upprepas, som att ta in en ny kund eller en ny medarbetare.
Behöver vi ett nytt affärssystem för att få ordning?
Inte först. Ett system på ett otydligt flöde digitaliserar bara kaoset. Rita flödet, gör det tydligt och gemensamt — välj sedan verktyg som passar flödet.
Hur gör jag ett företag mindre personberoende?
Fråga om varje process klarar sig om en viss person är borta en vecka. Där svaret är nej finns ditt första arbete: gör flödet synligt, dela kunskapen och skriv ner hur det går till. Hela vägen dit beskriver vi i Gör företaget personoberoende.
Vad är ett war room?
Ett rum eller en vägg där hela flödet syns på en gång — vad som är på väg in, vad som pågår och i vilket stadium. Poängen är att alla ser samma bild, så att färre frågor behöver gå via en enda person.
Vill du att flödet ska sitta på väggen i stället för i ditt huvud? Processerna är en av byggstenarna när vi gör ett företag självgående.
Du vet redan vilken process som läcker. Frågan är hur länge till.
Örjan Strindlund, Master BusinessCoach — har coachat 1 200+ entreprenörer sedan 2007.
